Privacy Policy
This Privacy Policy describes how SmartLeadWave, provided by Heptarise IT Solution, collects, uses and protects your information.
1. Introduction
(a) Heptarise IT Solution ("Company", "We", "Us" or "Our") respects your privacy and is committed to protecting the personal information you share with us through SmartLeadWave ("Platform", "Service").
(b) This Privacy Policy explains how we collect, use, store, disclose and protect your information when you use our Platform.
(c) By using SmartLeadWave, you agree to the collection and use of information in accordance with this Privacy Policy.
(d) This Privacy Policy should be read together with our Terms & Conditions.
2. Information We Collect
(a) Account Information: Name, email address, phone number, company name, address and other details provided during registration or account creation.
(b) Customer Data: Leads, enquiries, names, mobile numbers, email addresses, notes, follow-ups, call-related records, documents and other information entered, imported or uploaded by you or your authorized Members.
(c) Usage Information: IP address, browser type, device information, operating system, pages visited, features used, time spent, click patterns and other usage data.
(d) Communication Data: Call logs, call recordings (where enabled), SMS logs, chat messages, email communications and support tickets.
(e) Billing Information: Payment details, subscription plans, transaction history and billing address (processed through secure third-party payment gateways).
(f) Technical Data: Server logs, system activity, error reports, performance metrics and debugging information.
(g) Cookies and Tracking: We may use cookies, web beacons and similar technologies to enhance functionality, analyze usage and improve the Platform.
3. How We Use Your Information
(a) Providing the Service: To create and manage your account, process your subscription, deliver Platform features, and provide technical support.
(b) Improvement and Development: To analyze usage patterns, identify bugs, enhance features, and improve the overall Platform experience.
(c) Security and Fraud Prevention: To monitor for suspicious activity, prevent unauthorized access, investigate security incidents, and protect against fraud.
(d) Communication: To send service updates, security alerts, billing notices, and respond to your inquiries or support requests.
(e) Legal Compliance: To comply with applicable laws, regulations, court orders, government requests, or legal obligations.
(f) Business Operations: For accounting, auditing, record-keeping, and general business administration.
4. Data Ownership
(a) Your Customer Data (leads, enquiries, contact information, notes, etc.) remains your property and you retain ownership and control over it.
(b) We do not claim ownership of your Customer Data. We process it only to provide the Service to you.
(c) You are responsible for the legality, accuracy, and appropriate use of your Customer Data.
(d) We do not intentionally sell, exchange, or provide your Customer Data to third parties for their commercial use.
5. Data Sharing and Disclosure
(a) Service Providers: We may share information with authorized third-party service providers who assist us in operating the Platform (e.g., hosting, cloud infrastructure, payment processing, email delivery, analytics). These providers are contractually obligated to protect your information.
(b) Legal Requirements: We may disclose information if required to do so by law, court order, government regulation, or legal process.
(c) Protection of Rights: We may disclose information to protect the rights, property, or safety of Heptarise IT Solution, our users, or others.
(d) Business Transfers: In the event of a merger, acquisition, reorganization, or sale of assets, information may be transferred to the successor entity.
(e) With Your Consent: We may share information with your express consent or at your direction.
(f) Aggregated Data: We may share anonymized, aggregated data for analytical, research, or marketing purposes.
6. Data Security
(a) We implement reasonable technical and organizational measures to protect your information from unauthorized access, alteration, disclosure, or destruction.
(b) Security measures include: encryption (SSL/TLS) for data in transit, secure data centers, access controls, firewalls, monitoring, and regular security assessments.
(c) No system is completely secure. While we strive to protect your information, we cannot guarantee absolute security against all threats.
(d) You are responsible for maintaining the security of your account credentials. Do not share your password with others.
(e) In the event of a security breach affecting your information, we will notify you as required by applicable law.
7. Data Retention
(a) We retain your information for as long as necessary to provide the Service, fulfill legal obligations, resolve disputes, and enforce agreements.
(b) Account termination: Upon your request, we will delete or anonymize your Customer Data, subject to legal retention requirements.
(c) Backup retention: Backup copies may remain temporarily until overwritten through normal backup procedures.
(d) Retention for legal purposes: Information may be retained where reasonably required for legal, accounting, taxation, security, fraud-prevention, or dispute-resolution purposes.
(e) You are encouraged to maintain your own independent backups of important Customer Data.
8. Customer Data Privacy
(a) Your Customer Data is not used to enrich, create, or supply lead databases to other customers.
(b) We do not intentionally access, review, or use your Customer Data except as necessary to provide support, investigate issues, ensure security, or comply with legal requirements.
(c) Your Customer Data is stored separately and is not commingled with other customers' data.
(d) You may export or download your Customer Data in supported formats (Excel, PDF, etc.) where available.
9. Cookies and Tracking Technologies
(a) We use cookies to authenticate users, maintain sessions, remember preferences, and analyze usage.
(b) You can manage cookie preferences through your browser settings. Some features may be affected if cookies are disabled.
(c) We may use third-party analytics services (e.g., Google Analytics) to help us understand Platform usage.
10. Third-Party Links and Services
(a) The Platform may contain links to third-party websites, applications, or services.
(b) This Privacy Policy does not apply to third-party services. We are not responsible for their privacy practices.
(c) We encourage you to review the privacy policies of any third-party services you use.
11. Children's Privacy
(a) SmartLeadWave is not intended for use by individuals under the age of 18.
(b) We do not knowingly collect personal information from children under 18.
(c) If you believe we have collected information from a child, please contact us and we will take steps to delete it.
12. Your Rights
(a) Access: You have the right to request access to the information we hold about you.
(b) Correction: You have the right to request corrections to inaccurate or incomplete information.
(c) Deletion: You have the right to request deletion of your information, subject to legal retention requirements.
(d) Export: You have the right to export or download your Customer Data in supported formats.
(e) Objection: You have the right to object to certain processing activities.
(f) Consent Withdrawal: You have the right to withdraw consent where we rely on consent for processing.
To exercise these rights, please contact us using the information provided in Section 15.
13. Data Transfers
(a) Your information may be transferred to and processed in countries where we, our affiliates, or our service providers operate.
(b) We take appropriate measures to ensure data is adequately protected during such transfers.
(c) By using the Platform, you consent to the transfer of your information to other countries.
14. Changes to This Privacy Policy
(a) We may update this Privacy Policy from time to time to reflect changes in our practices, legal requirements, or the Platform.
(b) We will notify you of material changes through the Platform, email, or other means before they become effective.
(c) The "Last Updated" date at the top indicates when this Privacy Policy was last revised.
(d) Continued use of the Platform after changes indicates your acceptance of the updated Privacy Policy.
गोपनीयता नीति
यह गोपनीयता नीति बताती है कि स्मार्टलीडवेव, जो हेप्टराइज़ आईटी सॉल्यूशन द्वारा प्रदान किया जाता है, आपकी जानकारी कैसे एकत्र, उपयोग और सुरक्षित करता है।
1. परिचय (Introduction)
(क) हेप्टराइज़ आईटी सॉल्यूशन ("कंपनी", "हम", "हमारा") आपकी गोपनीयता का सम्मान करता है और स्मार्टलीडवेव ("प्लेटफॉर्म", "सेवा") के माध्यम से आपके द्वारा साझा की गई व्यक्तिगत जानकारी की सुरक्षा के लिए प्रतिबद्ध है।
(ख) यह गोपनीयता नीति बताती है कि जब आप हमारे प्लेटफॉर्म का उपयोग करते हैं तो हम आपकी जानकारी कैसे एकत्र, उपयोग, संग्रहीत, प्रकट और सुरक्षित करते हैं।
(ग) स्मार्टलीडवेव का उपयोग करके, आप इस गोपनीयता नीति के अनुसार जानकारी के संग्रह और उपयोग के लिए सहमत होते हैं।
(घ) इस गोपनीयता नीति को हमारे नियम और शर्तों के साथ पढ़ा जाना चाहिए।
2. हम क्या जानकारी एकत्र करते हैं (Information We Collect)
(क) खाता जानकारी: नाम, ईमेल पता, फोन नंबर, कंपनी का नाम, पता और पंजीकरण या खाता निर्माण के दौरान प्रदान किए गए अन्य विवरण।
(ख) ग्राहक डेटा: लीड, पूछताछ, नाम, मोबाइल नंबर, ईमेल पते, नोट्स, फॉलो-अप, कॉल-संबंधित रिकॉर्ड, दस्तावेज़ और आपके या आपके अधिकृत सदस्यों द्वारा दर्ज, आयात या अपलोड की गई अन्य जानकारी।
(ग) उपयोग जानकारी: आईपी पता, ब्राउज़र प्रकार, डिवाइस जानकारी, ऑपरेटिंग सिस्टम, विज़िट किए गए पृष्ठ, उपयोग की गई सुविधाएँ, बिताया गया समय, क्लिक पैटर्न और अन्य उपयोग डेटा।
(घ) संचार डेटा: कॉल लॉग, कॉल रिकॉर्डिंग (जहाँ सक्षम हो), एसएमएस लॉग, चैट संदेश, ईमेल संचार और सहायता टिकट।
(ङ) बिलिंग जानकारी: भुगतान विवरण, सदस्यता योजनाएँ, लेन-देन इतिहास और बिलिंग पता (सुरक्षित तृतीय-पक्ष भुगतान गेटवे के माध्यम से संसाधित)।
(च) तकनीकी डेटा: सर्वर लॉग, सिस्टम गतिविधि, त्रुटि रिपोर्ट, प्रदर्शन मेट्रिक्स और डीबगिंग जानकारी।
(छ) कुकीज़ और ट्रैकिंग: हम कार्यक्षमता बढ़ाने, उपयोग का विश्लेषण करने और प्लेटफॉर्म को बेहतर बनाने के लिए कुकीज़, वेब बीकन और समान तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं।
3. हम आपकी जानकारी का उपयोग कैसे करते हैं (How We Use Your Information)
(क) सेवा प्रदान करना: आपका खाता बनाने और प्रबंधित करने, आपकी सदस्यता संसाधित करने, प्लेटफॉर्म सुविधाएँ प्रदान करने और तकनीकी सहायता प्रदान करने के लिए।
(ख) सुधार और विकास: उपयोग पैटर्न का विश्लेषण करने, बग की पहचान करने, सुविधाओं को बढ़ाने और समग्र प्लेटफॉर्म अनुभव को बेहतर बनाने के लिए।
(ग) सुरक्षा और धोखाधड़ी रोकथाम: संदिग्ध गतिविधि की निगरानी करने, अनधिकृत पहुँच को रोकने, सुरक्षा घटनाओं की जांच करने और धोखाधड़ी से बचाने के लिए।
(घ) संचार: सेवा अपडेट, सुरक्षा अलर्ट, बिलिंग सूचनाएँ भेजने और आपकी पूछताछ या सहायता अनुरोधों का जवाब देने के लिए।
(ङ) कानूनी अनुपालन: लागू कानूनों, विनियमों, अदालती आदेशों, सरकारी अनुरोधों या कानूनी दायित्वों का पालन करने के लिए।
(च) व्यावसायिक संचालन: लेखांकन, लेखा परीक्षा, रिकॉर्ड-कीपिंग और सामान्य व्यवसाय प्रशासन के लिए।
(छ) विपणन (सहमति के साथ): नई सुविधाओं, अपडेट्स या ऑफ़र के बारे में प्रचार संचार भेजने के लिए, जहाँ आपने सहमति प्रदान की है।
4. डेटा स्वामित्व (Data Ownership)
(क) आपका ग्राहक डेटा (लीड, पूछताछ, संपर्क जानकारी, नोट्स, आदि) आपकी संपत्ति बनी रहती है और आप इसका स्वामित्व और नियंत्रण बनाए रखते हैं।
(ख) हम आपके ग्राहक डेटा का स्वामित्व नहीं दावा करते हैं। हम इसे केवल आपको सेवा प्रदान करने के लिए संसाधित करते हैं।
(ग) आप अपने ग्राहक डेटा की वैधता, सटीकता और उचित उपयोग के लिए जिम्मेदार हैं।
(घ) हम जानबूझकर आपके ग्राहक डेटा को उनके व्यावसायिक उपयोग के लिए तीसरे पक्षों को नहीं बेचते, विनिमय नहीं करते या प्रदान नहीं करते हैं।
5. डेटा साझाकरण और प्रकटीकरण (Data Sharing and Disclosure)
(क) सेवा प्रदाता: हम अधिकृत तृतीय-पक्ष सेवा प्रदाताओं के साथ जानकारी साझा कर सकते हैं जो प्लेटफॉर्म के संचालन में हमारी सहायता करते हैं (जैसे, होस्टिंग, क्लाउड इंफ्रास्ट्रक्चर, भुगतान प्रसंस्करण, ईमेल डिलीवरी, एनालिटिक्स)। ये प्रदाता आपकी जानकारी की सुरक्षा के लिए अनुबंधात्मक रूप से बाध्य हैं।
(ख) कानूनी आवश्यकताएँ: हम जानकारी का खुलासा कर सकते हैं यदि कानून, अदालती आदेश, सरकारी विनियमन या कानूनी प्रक्रिया द्वारा ऐसा करना आवश्यक हो।
(ग) अधिकारों की सुरक्षा: हम हेप्टराइज़ आईटी सॉल्यूशन, हमारे उपयोगकर्ताओं या अन्य के अधिकारों, संपत्ति या सुरक्षा की रक्षा के लिए जानकारी का खुलासा कर सकते हैं।
(घ) व्यावसायिक हस्तांतरण: विलय, अधिग्रहण, पुनर्गठन या परिसंपत्तियों की बिक्री की स्थिति में, जानकारी उत्तराधिकारी इकाई को हस्तांतरित की जा सकती है।
(ङ) आपकी सहमति से: हम आपकी स्पष्ट सहमति या आपके निर्देश पर जानकारी साझा कर सकते हैं।
(च) समग्र डेटा: हम विश्लेषणात्मक, शोध या विपणन उद्देश्यों के लिए गुमनाम, समग्र डेटा साझा कर सकते हैं।
6. डेटा सुरक्षा (Data Security)
(क) हम आपकी जानकारी को अनधिकृत पहुँच, परिवर्तन, प्रकटीकरण या विनाश से बचाने के लिए उचित तकनीकी और संगठनात्मक उपाय लागू करते हैं।
(ख) सुरक्षा उपायों में शामिल हैं: डेटा के परिवहन के लिए एन्क्रिप्शन (SSL/TLS), सुरक्षित डेटा केंद्र, पहुँच नियंत्रण, फायरवॉल, निगरानी और नियमित सुरक्षा मूल्यांकन।
(ग) कोई भी प्रणाली पूरी तरह से सुरक्षित नहीं है। जबकि हम आपकी जानकारी की सुरक्षा के लिए प्रयास करते हैं, हम सभी खतरों के खिलाफ पूर्ण सुरक्षा की गारंटी नहीं दे सकते हैं।
(घ) आप अपने खाता क्रेडेंशियल्स की सुरक्षा बनाए रखने के लिए जिम्मेदार हैं। अपना पासवर्ड दूसरों के साथ साझा न करें।
(ङ) आपकी जानकारी को प्रभावित करने वाली सुरक्षा चूक की स्थिति में, हम आपको लागू कानून के अनुसार सूचित करेंगे।
7. डेटा प्रतिधारण (Data Retention)
(क) हम आपकी जानकारी को तब तक बनाए रखते हैं जब तक सेवा प्रदान करने, कानूनी दायित्वों को पूरा करने, विवादों को हल करने और समझौतों को लागू करने के लिए आवश्यक हो।
(ख) खाता समाप्ति: आपके अनुरोध पर, हम आपके ग्राहक डेटा को हटा देंगे या गुमनाम कर देंगे, जो कानूनी प्रतिधारण आवश्यकताओं के अधीन है।
(ग) बैकअप प्रतिधारण: बैकअप प्रतियां सामान्य बैकअप प्रक्रियाओं के माध्यम से अधिलेखित होने तक अस्थायी रूप से बनी रह सकती हैं।
(घ) कानूनी उद्देश्यों के लिए प्रतिधारण: जानकारी को कानूनी, लेखा, कराधान, सुरक्षा, धोखाधड़ी-रोकथाम या विवाद-समाधान उद्देश्यों के लिए उचित रूप से आवश्यक होने पर बनाए रखा जा सकता है।
(ङ) आपको महत्वपूर्ण ग्राहक डेटा के अपने स्वतंत्र बैकअप बनाए रखने के लिए प्रोत्साहित किया जाता है।
8. ग्राहक डेटा गोपनीयता (Customer Data Privacy)
(क) आपका ग्राहक डेटा अन्य ग्राहकों को लीड डेटाबेस को समृद्ध, बनाने या आपूर्ति करने के लिए उपयोग नहीं किया जाता है।
(ख) हम जानबूझकर आपके ग्राहक डेटा तक नहीं पहुँचते, समीक्षा नहीं करते या उपयोग नहीं करते, सिवाय सहायता प्रदान करने, मुद्दों की जांच करने, सुरक्षा सुनिश्चित करने या कानूनी आवश्यकताओं का पालन करने के लिए आवश्यक होने के अलावा।
(ग) आपका ग्राहक डेटा अलग से संग्रहीत किया जाता है और अन्य ग्राहकों के डेटा के साथ मिश्रित नहीं किया जाता है।
(घ) आप अपने ग्राहक डेटा को समर्थित प्रारूपों (एक्सेल, पीडीएफ, आदि) में एक्सपोर्ट या डाउनलोड कर सकते हैं, जहाँ उपलब्ध हो।
9. कुकीज़ और ट्रैकिंग प्रौद्योगिकियाँ (Cookies and Tracking Technologies)
(क) हम उपयोगकर्ताओं को प्रमाणित करने, सत्र बनाए रखने, वरीयताओं को याद रखने और उपयोग का विश्लेषण करने के लिए कुकीज़ का उपयोग करते हैं।
(ख) आप अपनी ब्राउज़र सेटिंग्स के माध्यम से कुकी वरीयताओं का प्रबंधन कर सकते हैं। यदि कुकीज़ अक्षम हैं तो कुछ सुविधाएँ प्रभावित हो सकती हैं।
(ग) हम प्लेटफॉर्म उपयोग को समझने में सहायता के लिए तृतीय-पक्ष एनालिटिक्स सेवाओं (जैसे, Google Analytics) का उपयोग कर सकते हैं।
10. तृतीय-पक्ष लिंक और सेवाएँ (Third-Party Links and Services)
(क) प्लेटफॉर्म में तृतीय-पक्ष वेबसाइटों, एप्लिकेशन या सेवाओं के लिंक हो सकते हैं।
(ख) यह गोपनीयता नीति तृतीय-पक्ष सेवाओं पर लागू नहीं होती है। हम उनकी गोपनीयता प्रथाओं के लिए जिम्मेदार नहीं हैं।
(ग) हम आपको उन किसी भी तृतीय-पक्ष सेवाओं की गोपनीयता नीतियों की समीक्षा करने के लिए प्रोत्साहित करते हैं जिनका आप उपयोग करते हैं।
11. बच्चों की गोपनीयता (Children's Privacy)
(क) स्मार्टलीडवेव 18 वर्ष से कम आयु के व्यक्तियों द्वारा उपयोग के लिए नहीं है।
(ख) हम जानबूझकर 18 वर्ष से कम उम्र के बच्चों से व्यक्तिगत जानकारी एकत्र नहीं करते हैं।
(ग) यदि आपको लगता है कि हमने किसी बच्चे से जानकारी एकत्र की है, तो कृपया हमसे संपर्क करें और हम इसे हटाने के लिए कदम उठाएंगे।
12. आपके अधिकार (Your Rights)
(क) पहुँच: आपको हमारे पास आपके बारे में रखी गई जानकारी तक पहुँच का अनुरोध करने का अधिकार है।
(ख) सुधार: आपको गलत या अपूर्ण जानकारी में सुधार का अनुरोध करने का अधिकार है।
(ग) विलोपन: आपको अपनी जानकारी को हटाने का अनुरोध करने का अधिकार है, जो कानूनी प्रतिधारण आवश्यकताओं के अधीन है।
(घ) एक्सपोर्ट: आपको अपने ग्राहक डेटा को समर्थित प्रारूपों में एक्सपोर्ट या डाउनलोड करने का अधिकार है।
(ङ) आपत्ति: आपको कुछ प्रसंस्करण गतिविधियों पर आपत्ति करने का अधिकार है।
(च) सहमति वापसी: आपको सहमति वापस लेने का अधिकार है जहाँ हम प्रसंस्करण के लिए सहमति पर निर्भर हैं।
इन अधिकारों का उपयोग करने के लिए, कृपया धारा 15 में दी गई जानकारी का उपयोग करके हमसे संपर्क करें।
13. डेटा हस्तांतरण (Data Transfers)
(क) आपकी जानकारी को उन देशों में स्थानांतरित और संसाधित किया जा सकता है जहाँ हम, हमारे सहयोगी या हमारे सेवा प्रदाता काम करते हैं।
(ख) हम ऐसे स्थानांतरणों के दौरान डेटा की पर्याप्त सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए उचित उपाय करते हैं।
(ग) प्लेटफॉर्म का उपयोग करके, आप अपनी जानकारी के अन्य देशों में स्थानांतरण के लिए सहमत होते हैं।
14. इस गोपनीयता नीति में परिवर्तन (Changes to This Privacy Policy)
(क) हम अपनी प्रथाओं, कानूनी आवश्यकताओं या प्लेटफॉर्म में परिवर्तनों को दर्शाने के लिए समय-समय पर इस गोपनीयता नीति को अद्यतन कर सकते हैं।
(ख) हम प्रभावी होने से पहले प्लेटफॉर्म, ईमेल या अन्य माध्यमों के माध्यम से आपको महत्वपूर्ण परिवर्तनों के बारे में सूचित करेंगे।
(ग) शीर्ष पर "अंतिम अद्यतन" तिथि बताती है कि इस गोपनीयता नीति को अंतिम बार कब संशोधित किया गया था।
(घ) परिवर्तनों के बाद प्लेटफॉर्म का निरंतर उपयोग अद्यतन गोपनीयता नीति की आपकी स्वीकृति को इंगित करता है।